Polityka prywatności

W zależności od rodzaju danych występujemy w dwóch rolach.

Dla danych konta (adres e-mail osoby zakładającej konto, nazwa kliniki, ustawienia Panelu) administratorem danych jest Usługodawca — Mieszko Górski, adres: ul. Podklasztorna 101A/11, 25-714 Kielce. Kontakt: kontakt@clinicos.pl, tel. +48 503 802 693.

Dla danych zbieranych podczas rozmów telefonicznych z pacjentami (imię, telefon, powód wizyty, informacje o ubezpieczeniu i inne dane podane w rozmowie) administratorem danych pozostaje klinika korzystająca z Usługi, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na jej zlecenie, na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Pytania dotyczące danych konkretnego pacjenta należy w pierwszej kolejności kierować bezpośrednio do danej kliniki.

Dane konta: adres e-mail, zaszyfrowane hasło, nazwa kliniki, rola użytkownika, ustawienia powitania i bazy wiedzy.

Dane rozmów telefonicznych: imię pacjenta (jeśli zostało podane), numer telefonu, powód kontaktu, poziom pilności zgłoszenia, informacje o ubezpieczeniu, preferowany lekarz, preferowane okno kontaktu, źródło polecenia oraz nagranie transkrypcji rozmowy.

Zwracamy uwagę, że powód kontaktu może stanowić dane dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 9 RODO (tzw. dane szczególnej kategorii). Dane te przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia wywiadu wstępnego i przekazania zgłoszenia recepcji.

Dane rozliczeniowe: informacje o wybranym pakiecie i statusie płatności, przetwarzane w większości po stronie operatora płatności Stripe. Nie przechowujemy numerów kart płatniczych.

Dane rejestru zgód: w celu udokumentowania wyrażenia zgody przechowujemy — wraz z datą i treścią zaakceptowanych dokumentów — adres IP oraz informację o przeglądarce/urządzeniu (User-Agent) osoby zakładającej konto lub składającej zgłoszenie.

Świadczenie Usługi i obsługa konta: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).

Przeprowadzenie wywiadu wstępnego i przekazanie zgłoszenia do kliniki, w tym przetwarzanie danych o stanie zdrowia w zakresie, w jakim wynikają z powodu kontaktu: art. 9 ust. 2 lit. h RODO (opieka zdrowotna, na zlecenie administratora będącego podmiotem leczniczym) w związku z umową powierzenia zawartą z kliniką.

Wysyłka wiadomości SMS z przypomnieniem o kontakcie zwrotnym: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda pacjenta wyrażona w trakcie rozmowy).

Rozliczenia i księgowość: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

Zapewnienie bezpieczeństwa systemu i przeciwdziałanie nadużyciom: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).

Do świadczenia Usługi korzystamy z wyspecjalizowanych podwykonawców (podmiotów przetwarzających), z którymi zawarliśmy lub zawieramy umowy powierzenia:

Telnyx, Inc. (obsługa telefonii i numeracji telefonicznej), xAI (model głosowy Grok wykorzystywany do prowadzenia rozmowy), Microsoft Azure OpenAI Service (przetwarzanie tekstu i budowa bazy wiedzy kliniki), Deepgram (rozpoznawanie mowy), ElevenLabs (synteza mowy), Stripe (obsługa płatności).

Część z wymienionych dostawców przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (w szczególności w Stanach Zjednoczonych). W takich przypadkach transfer danych opieramy na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innym mechanizmie przewidzianym w Rozdziale V RODO. Listę aktualnych podwykonawców i mechanizmów transferu udostępniamy na żądanie pod adresem kontakt@clinicos.pl.

Dane zgłoszeń pacjentów oraz nagrania rozmów są domyślnie automatycznie anonimizowane po 90 dniach od utworzenia zgłoszenia, jeśli klinika nie ustaliła z nami innego okresu retencji. Anonimizacja polega na trwałym usunięciu danych identyfikujących pacjenta (imienia, numeru telefonu, treści transkrypcji) przy jednoczesnym zachowaniu zanonimizowanych danych statystycznych.

Pacjent może w każdej chwili zażądać natychmiastowego usunięcia (anonimizacji) swoich danych, zgłaszając taką prośbę bezpośrednio klinice, z której usług korzystał. Klinika ma możliwość wykonania takiego żądania z poziomu Panelu w dowolnym momencie.

Dane konta klinicznego przechowujemy przez czas trwania umowy o świadczenie Usługi oraz przez okres wymagany przepisami prawa (np. podatkowymi) po jej zakończeniu.

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

W przypadku danych pacjentów zbieranych podczas rozmów telefonicznych, prawa te realizowane są w pierwszej kolejności przez klinikę będącą administratorem tych danych. Usługodawca wspiera kliniki w realizacji tych żądań zgodnie z umową powierzenia.

Każdej osobie przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Połączenia z Panelem i transmisja danych zabezpieczone są szyfrowaniem TLS. Wybrane wrażliwe pola konfiguracyjne — sekret webhooka telefonicznego (służący do weryfikacji połączeń) oraz identyfikatory integracji telefonicznej — szyfrujemy dodatkowo algorytmem AES-256-GCM. Pozostałe identyfikatory (m.in. identyfikator klienta i subskrypcji Stripe oraz numer telefonu przypisany do kliniki) nie są szyfrowane polowo, ponieważ są niezbędne do wyszukiwania i obsługi płatności. Dostęp do danych ograniczony jest do osób i systemów, którym jest on niezbędny do wykonywania obowiązków, a logi systemowe są tworzone z pominięciem danych uwierzytelniających.

W Panelu wykorzystujemy wyłącznie niezbędny plik cookie służący do utrzymania sesji zalogowanego użytkownika (httpOnly, zabezpieczony). Plik ten nie służy do profilowania ani celów marketingowych.

Na stronach publicznych, wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody (baner cookies), korzystamy z narzędzi analitycznych i marketingowych podmiotów trzecich: Google Analytics 4, Google Ads, Facebook Pixel oraz LinkedIn Insight Tag. Służą one do pomiaru ruchu na stronie i skuteczności kampanii (np. zdarzeń page_view, sign_up, begin_checkout, contact, purchase). W ramach tych narzędzi dane (m.in. adres IP, identyfikator przeglądarki, adres odwiedzonej strony, dane zdarzenia) mogą być przekazywane dostawcom mającym siedzibę poza EOG, w szczególności do Stanów Zjednoczonych (Google LLC, Meta Platforms, Microsoft Corporation – LinkedIn), w oparciu o ramy ochrony danych UE–USA (Data Privacy Framework) lub standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Zgodę możesz w dowolnym momencie wycofać, korzystając z banera lub odpowiednich ustawień przeglądarki (np. usuwając pliki cookies witryny).

O istotnych zmianach niniejszej polityki poinformujemy z wyprzedzeniem drogą mailową lub w Panelu.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych można kontaktować się z Mieszko Górski: e-mail kontakt@clinicos.pl, tel. +48 503 802 693, adres: ul. Podklasztorna 101A/11, 25-714 Kielce.